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1.Cumplimiento de la Ley General de archivos y de la Ley
Estatal de Archivos del Estado de Tlaxcala
Garantizar que los sujetos obligados comprendan y
apliquen correctamente las disposiciones legales
relacionadas con la gestión de archivos, promoviendo la
transparencia, la rendición de cuentas y la protección de
los derechos de los ciudadanos al acceso a la información
pública.
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2.Cuadro General de Clasificación
Archivística (CGCA).
Capacitar a los responsables de los archivos para
elaborar y aplicar el Cuadro General de Clasificación
Archivística, lo que permitirá una adecuada organización
y sistematización de los documentos, facilitando su
localización y consulta.
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3.Catálogo de disposición documental (CADIDO).
Enseñar a los sujetos obligados a crear y gestionar el
Catálogo de Disposición Documental, lo que permitirá
determinar la retención o eliminación de los documentos,
asegurando su conservación adecuada de acuerdo con
su valor legal, administrativo e histórico.
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4.Inventarios Documentales
(General, Transferencia, Baja
documental).
Proporcionar herramientas para realizar inventarios
detallados de los documentos en cada fase de su ciclo de
vida, facilitando su control, identificación y manejo
adecuado durante su conservación, transferencia y baja
documental.
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5.Guía de archivo documental
Capacitar sobre la elaboración y utilización de la Guía de
Archivo Documental, una herramienta fundamental para
describir los archivos y documentos, con el fin de facilitar
su acceso y consulta eficiente, y asegurar su
conservación.
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6.Elaboración del Programa anual de
desarrollo archivístico. (PADA)
Enseñar a los sujetos obligados a planificar y gestionar el
desarrollo archivístico anual, con el fin de optimizar los
recursos, mejorar la organización de los archivos y
garantizar el cumplimiento de los plazos de conservación
y disposición documental
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7.Digitalización de archivos y
gestión electrónica de
documentos.
Fomentar la transición hacia la digitalización de archivos
y la gestión electrónica de documentos, lo que
incrementará la eficiencia, reducirá el espacio físico de
almacenamiento y mejorará el acceso a la información
pública
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8.Archivo de Tramite
Capacitar sobre la correcta gestión de los archivos de
trámite, que son aquellos que están en uso frecuente y
requieren una organización adecuada para su rápida
consulta y resguardo.
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9. Archivo de concentración
Instruir sobre el manejo de los archivos de concentración,
que son aquellos documentos que ya no están en uso
frecuente, pero que deben ser resguardados por su valor
legal o administrativo.
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10. Valoración documental y Grupo
interdisciplinario.
Capacitar sobre el proceso de valoración documental,
para determinar el valor de los documentos, y la
formación de grupos interdisciplinarios que colaboren en
la clasificación, conservación y eliminación de
documentos según su relevancia histórica, jurídica y
administrativa.
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11.Destino final, baja documental y
transferencia secundaria
Enseñar a los sujetos obligados a gestionar
adecuadamente la eliminación de documentos que ya no
tienen valor administrativo o legal (baja documental) y a
realizar las transferencias secundarias a otros archivos,
como los históricos, asegurando su preservación a largo
plazo.
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12.Donación de papel a la Comisión
Nacional de Libros
de Texto Gratuitos.
Promover la donación de documentos en desuso a la
Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos,
contribuyendo al reciclaje y reutilización de papel, así
como a la reducción del impacto ambiental derivado del
almacenamiento excesivo de documentos innecesarios.
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13.NORMA MEXICANA
NMX-R-100-SCFI-2018
ACERVOS DOCUMENTALES –
LINEAMIENTOS
PARA SU PRESERVACIÓN
Garantizar que los responsables del manejo y
conservación de los acervos documentales en las
instituciones públicas comprendan y apliquen los
lineamientos establecidos en la norma para preservar,
resguardar y organizar adecuadamente los documentos
oficiales y de valor histórico
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